仕組み化というと難しく聞こえますが、最もシンプルな仕組み化のひとつが「テンプレート化」です。繰り返し作成する書類やメール・資料を雛形にしておくだけで、作業時間は大幅に削減できます。

テンプレート化に向いているものには、見積書・請求書・議事録・報告書・社内連絡メール・取引先へのお礼メール・採用関連の書類——など、日常的に繰り返し作るものすべてが含まれます。

「毎回ゼロから作っている」業務を一度リストアップしてみてください。「あのときのメールを探してコピーする」という作業を繰り返しているなら、それはテンプレート化のサインです。

テンプレートを作るときのポイントは「使う人が見てすぐわかること」です。どこを変えればいいか、どこは固定でいいかが一目でわかる構造にすることで、誰でも使えるテンプレートになります。また、定期的に内容を見直すことも重要です。古い情報が残ったままのテンプレートは、ミスの原因になります。

ennのDX支援では、こうしたテンプレート整備も業務設計の一部として行っています。「小さな仕組み化」の積み重ねが、大きな効率改善につながります。