「契約書はどこに保管してあるかわかりますか?」——こう聞かれたとき、すぐに答えられる経営者の方はどれくらいいるでしょうか。メールの添付ファイルとして散在している、紙のファイルに入っているが整理されていない、電子契約ツールを使っているが誰も管理していない——契約書管理が曖昧になっている企業は、意外と多いです。

契約書が適切に管理されていないと、どんなリスクがあるでしょうか。まず「契約内容の確認ができない」こと。取引先との認識相違が生じたとき、契約書を見返せない状態では解決が難しくなります。次に「更新・解約のタイミングを見逃す」こと。自動更新の契約が知らないうちに更新され続けているケースは珍しくありません。

契約書管理の基本は「一元化」です。紙であれ電子であれ、すべての契約書が一か所で確認できる状態を作ること。そしてそれぞれの契約の「有効期限」「更新タイミング」「解約条件」をリスト化しておくことで、見落としを防げます。

ennのバックオフィス支援では、こうした契約書の整理・管理もサポートしています。今の状態を一度整理するだけで、将来のリスクを大幅に減らすことができます。