「マニュアルを作ったのに誰も使っていない」——こういった悩みをよく聞きます。時間をかけて作ったのに、引き出しの中に眠ったまま。なぜこうなってしまうのでしょうか。

使われないマニュアルには共通のパターンがあります。まず「分量が多すぎる」こと。読む気をなくすほどの長さのマニュアルは、必要なときに開いてもらえません。次に「内容が抽象的すぎる」こと。「丁寧に対応する」「ミスのないよう注意する」——こういった記述は、実際の行動に結びつきません。そして「更新されていない」こと。古い情報が書かれたマニュアルは信頼されなくなります。

使われるマニュアルには、いくつかのポイントがあります。まず「1ページ・1業務」の原則。一つの手順書に詰め込みすぎず、シンプルに保ちます。次に「スクリーンショットや図を使う」こと。文字だけよりも、画像が入った方が格段にわかりやすくなります。そして「「初めてやる人が見てわかるか」という基準で書くこと」。これが最もシンプルで有効な判断基準です。

ennのDX支援では、実際に使えるマニュアルの作成を伴走しながら支援しています。「作ったけど使われない」を「作ったら実際に動く」に変えましょう。