多くの企業で日常的に使われているGoogleスプレッドシート。しかし「とりあえず使っている」状態から抜け出せていないケースも多く、「担当者によって書き方がバラバラ」「後から見てもどこが何のデータかわからない」「関数を使えばもっと楽になるのにすべて手入力している」——こういった課題を抱えていることがよくあります。

スプレッドシートを「うまく使う」ために、まず大切なのは「設計思考」を持つことです。このシートは何のためにあるのか、誰が使うのか、どのようなアウトプットを出したいのか——これを明確にしてから作り始めることで、後から見ても使いやすいシートができます。

次に重要なのが「入力ルールの統一」です。日付の書き方、文字か数字かの統一、セルの色の意味——こうしたルールを決めてチーム内で共有するだけで、スプレッドシートの使い勝手は大きく向上します。

そして「関数の活用」です。VLOOKUP・SUMIF・IFなどの基本的な関数を使いこなすだけで、手入力の工数を大幅に削減できます。「自動で集計できるようにしたい」「別シートのデータを引っ張ってきたい」——こうしたニーズに応える関数は、実は難しくありません。

ennのITリテラシー教育では、Google Workspaceの実務的な活用法を業務シーンに合わせて指導しています。「なんとなく使っている」から「使いこなしている」へ、一緒に変えていきましょう。