業務の全体像が見えたら、次はいよいよ「仕組みをつくる」フェーズです。ennのDX支援Phase 2では、業務ルールの統一・ツール導入・自動化・マニュアル化を一体で進めていきます。

まず行うのが、業務ルールの統一です。同じ作業でも人によってやり方が違う、ということはよくあります。これを統一することで、誰がやっても同じ結果が出る「再現性のある業務」になります。

次にツール導入です。ennではGAS（Googleアプリスクリプト）やMicrosoft PAD（Power Automate Desktop）、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などを活用し、繰り返し発生する作業の自動化を進めます。たとえば「毎月同じ内容の請求書を発行する」「特定の条件でメールを自動送信する」といった業務は、RPA化によって人手を介さずに処理できるようになります。

そして重要なのがマニュアル化です。ツールの使い方だけでなく、「なぜこの手順なのか」「例外が発生したときはどうするか」まで含めた実用的なマニュアルを作成することで、担当者が変わっても業務が止まらない体制をつくります。

Phase 2は企業規模にもよりますが、2〜5ヶ月程度かけて進めます。この間、希望があればennのスタッフが実務代行も並行して行いますので、「仕組みができるまでの間も業務を止めない」ことができます。